Dokumentenmanagement - der Weg zum papierlosen Büro?
Auch in diesem Jahr waren wir auf der CeBit in Hannover, um uns über die aktuellen Entwicklungen auf dem Büromarkt zu informieren. Dabei interessierten uns besonders die Stichwörter papierloses Büro, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung. Diese Begriffe sind ja längst keine Modeworte mehr, sondern Techniken, die den Kinderschuhen entwachsen sind und einen eindeutigen wettbewerbsfähigen Vorteil bieten.
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Auf der CeBit in Hannover |
Ein Geschäftsablauf bringt heute nicht nur Daten zu Einkauf, Lager, Produktion und Absatz mit sich, sondern eine Vielzahl weiterer Informationen in Eingangs-, Ausgangs- und internen Dokumenten mit unterschiedlichen Formaten. Das können Briefe, Faxe, E-Mails, handschriftliche Notizen, Bilder, Zeichnungen oder Multimediadaten sein. Um diese Vielfalt zu beherrschen, gibt es Dokumentenmanagementsysteme (DMS).
Ein DMS ist viel mehr als nur ein elektronisches Archiv. Es ist die Basis zur Verwaltung aller Unternehmensdokumente. So ein System stellt sicher, dass diese Daten dann zur Verfügung stehen, wenn sie in einem Geschäftsprozess benötigt werden. Es löst damit die verteilte Dokumentenhaltung, ob in E-Mailboxen, Dateiverzeichnissen oder Ordnerablagen ab. Ein großer Vorteil ist die damit verbundene Inventarisierung und Indexierung aller Dokumente und Dateien. Ganz gleich wo diese abgelegt sind, sie können schnell und problemlos mit Suchbegriffen, wie Datum, Belegnummer oder Kunde, gefunden werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem bringt große Vorteile und inzwischen gibt es eine Vielzahl von Programmen und Anbietern.
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Mai 2008