Kriterien für die "richtige" Buchführungssoftware
Oft werden wir von Mandanten nach der "richtigen" Software gefragt. Dabei wird meistens daran gedacht, ein Buchführungsprogramm zu nutzen, das zu unserer Software kompatibel ist, um zum Beispiel Daten leicht übernehmen zu können. Die Bedeutung, die Software für die Produktivität des eigenen Unternehmens hat, wird dabei oft unterschätzt.
Die Qualität der Arbeit hängt aber unmittelbar von der Beschaffenheit der eingesetzten Programme ab. Und die Software ist in vielen Unternehmen alles andere als optimal. Das dadurch die Produktivität leidet, belegen die folgende Zahlen eindrucksvoll. Beschäftigte verbringen etwa 10% ihrer Arbeitszeit damit, Fehler im Umgang mit ihrem Computer zu bewältigen. Das bedeutet für ein mittelständiges Unternehmen mit 50 Mitarbeitern rund 400.000 Euro Verlust im Jahr. Auswirkungen auf Motivation und Leistungsbereitschaft sind dabei noch gar nicht betrachtet.
Wie findet man aber nun die optimale Software? Kriterien liefert die Software-Ergonomie. Sie bedeutet das Streben nach leicht verständlicher und schnell benutzbarer Software unter den gebotenen technischen Möglichkeiten und unter der Einhaltung von Standards. Das Ergebnis der Software-Ergonomie ist die Benutzerfreundlichkeit (Usability) von Computerprogrammen.
Als Grundlage für Kriterien dient das ABC-Modell, das die Wechselwirkung zwischen Aufgabe, Benutzer und Computer beschreibt. Ein System ist angemessen, wenn es die zur Lösung der Arbeitsaufgabe erforderlichen Funktionen bereitstellt. Ein System ist handhabbar, wenn es dem Benutzer eine leichte Erlernbarkeit, Bedienbarkeit und Verständlichkeit ermöglicht. Und ein System ist persönlichkeitsförderlich, wenn es den Fähigkeiten und Kenntnissen des Benutzers angepasst ist und den Prinzipien der Arbeitsgestaltung entspricht.
Die Maßstäbe für softwareergonomische Gestaltung sind in der Normenreihe ISO 9241 "Ergonomie der Mensch-System-Interaktion" festgelegt, die sowohl als Europäische als auch als DIN-Normen übernommen worden sind.
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Dokumentenmanagement - der Weg zum papierlosen Büro?, Mai 2008